Politique de confidentialité

Nous collectons les renseignements personnels suivants dans le cadre de nos activités :

• Prénom et nom
• Adresse courriel
• Numéro(s) de téléphone
• Date de naissance
• Numéro d'assurance maladie
• Adresse complète
• Numéro et informations des politiques d'assurance
• Contacts d'urgence
• Informations de santé (allergies, conditions médicales)
• Informations de passeport
• Informations de paiement (montant, méthode, identifiant de transaction)

Ces renseignements sont collectés par les moyens suivants :

• le formulaire d'inscription en ligne (Tally.so)
• le portail étudiant sécurisé (app.snhawaii.com)
• le système de paiement (Stripe, via paiement.snhawaii.com)
• les communications par courriel et par téléphone

Ces renseignements sont collectés principalement afin d'offrir nos services de formation au Québec et à l'étranger, dans le respect des politiques de la Société de sauvetage et de nos obligations envers nos assurances.

Nous utilisons vos renseignements personnels pour les finalités suivantes :

• fournir et gérer nos services de formation;
• respecter nos obligations envers nos partenaires, assureurs et la Société de sauvetage;
• communiquer avec vous concernant nos services ou votre inscription;
• respecter les exigences légales et réglementaires;
• établir, administrer ou respecter des contrats ou ententes;
• à des fins commerciales, avec votre consentement explicite.

Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec les catégories de tiers suivantes :

• Nos filiales et propriétaires : Elite Medic Inc. (entité légale responsable de la formation)
• La Société de sauvetage du Québec : pour la certification et le respect des exigences de formation
• Nos assureurs : pour les obligations d'assurance liées à la formation
• Nos fournisseurs technologiques : Supabase (hébergement de la base de données, authentification), Vercel (hébergement du portail étudiant), Resend (envoi de courriels transactionnels), Stripe (traitement des paiements), Google (authentification OAuth), Tally.so (formulaires d'inscription)
• Toute autorité légale ou réglementaire, si requis par la loi.

Aucun renseignement personnel n'est vendu à des tiers.

Vos renseignements personnels peuvent être traités ou stockés hors du Canada, notamment aux États-Unis et en Europe, selon les services offerts par nos fournisseurs. Nous nous assurons que tout transfert international est effectué en conformité avec les lois applicables et que des mesures de protection appropriées sont mises en place.

Nous conservons vos renseignements personnels selon les durées suivantes :

• Dossier de participant actif : pendant toute la durée de votre participation et jusqu'à 3 ans après votre dernière édition complétée
• Informations de certification : 5 ans, conformément aux exigences de la Société de sauvetage
• Informations de paiement : 7 ans, conformément aux obligations fiscales et comptables
• Informations de santé : supprimées dans les 6 mois suivant la fin de votre participation, sauf obligation légale contraire
• Données du portail étudiant : supprimées à votre demande ou 3 ans après votre dernière connexion

Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les supprimons de manière sécuritaire.

Nous obtenons votre consentement explicite pour :

• toute utilisation de vos renseignements personnels à des fins commerciales;
• la collecte, l'utilisation et le partage des renseignements sensibles (ex. : numéro d'assurance maladie, informations de santé);
• l'accès au portail étudiant (consentement recueilli lors de votre première connexion, avec horodatage et version de la politique).

Votre consentement est enregistré de manière vérifiable dans nos systèmes, incluant la date, l'heure et la version de la politique à laquelle vous avez consenti.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant (voir section 11) ou via la page Paramètres du portail étudiant. Le retrait du consentement peut entraîner la suspension de votre accès au portail et à certains services.

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

• Accès : obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons sur vous;
• Rectification : demander une correction des renseignements inexacts ou incomplets;
• Retrait du consentement : retirer votre consentement pour certaines utilisations de vos renseignements;
• Suppression : demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve des exigences légales;
• Portabilité : recevoir vos renseignements dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter (voir section 11).

Nous mettons en place des mesures physiques, organisationnelles et technologiques appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre l'accès non autorisé, la divulgation, l'utilisation, la modification ou la destruction, incluant :

• chiffrement des données en transit et au repos
• authentification sécurisée (mot de passe, OAuth, vérification en deux étapes)
• contrôle d'accès basé sur les rôles
• hébergement sur des infrastructures certifiées SOC 2 (Supabase, Vercel)
• journalisation des accès et des modifications

Notre site web peut utiliser des témoins pour améliorer votre expérience en ligne. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins, mais cela pourrait affecter certaines fonctionnalités du site.

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter des changements dans nos pratiques ou pour nous conformer à des obligations légales. Toute modification sera publiée sur notre site web avec une nouvelle date d'entrée en vigueur.

Pour toute question, demande ou plainte concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez nous contacter :

SN Hawaii (2014) INC.
Directeur des opérations numériques
Adresse : 2225 rue Halpern, Montréal (QC) H4S 1S3
Téléphone : (450) 500-1800
Courriel : info@snhawaii.com

Conformément à la Loi 25, nous avons nommé un Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (RPRP). Pour toute question liée à vos droits ou à la manière dont nous gérons vos renseignements personnels, veuillez contacter notre RPRP aux coordonnées indiquées ci-dessus.

Le RPRP est responsable de veiller au respect de la présente politique et de la Loi 25, et de traiter toute demande liée à vos droits en matière de renseignements personnels.

Conformément à la Loi 25, en cas d'incident de confidentialité impliquant vos renseignements personnels (accès non autorisé, utilisation, communication ou perte), nous nous engageons à :

• évaluer la gravité de l'incident dans les plus brefs délais;
• notifier la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) dans un délai maximal de 72 heures si l'incident présente un risque de préjudice sérieux;
• vous aviser dans les meilleurs délais si l'incident présente un risque de préjudice sérieux pour vous;
• tenir un registre de tous les incidents de confidentialité, même ceux ne présentant pas de risque de préjudice sérieux.

Toute personne ayant connaissance d'un incident de confidentialité potentiel doit le signaler immédiatement à notre Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (voir section 12).